Continuitatea activității unităților medicale în situații neprevăzute

Campania „Întreprinderi care învață” · Sănătate · Incluziune și sustenabilitate

O unitate medicală funcționează astăzi pe o infrastructură digitală pe care pacienții nu o văd: platforma de programări, aplicația în care sunt înregistrate consultațiile, conexiunea la internet, serverul sau serviciul în cloud în care sunt păstrate documentele, telefonul de serviciu, alimentarea cu energie electrică. Atunci când toate funcționează, activitatea pare simplă. Atunci când una dintre ele se oprește, se vede cât de mult depinde parcursul pacientului de fiecare componentă.

Întreruperile au cauze diverse: o pană de curent, o defecțiune a furnizorului de internet, o actualizare eșuată, un incident informatic, un fenomen meteorologic extrem care împiedică deplasarea personalului sau afectează rețelele. Nu toate pot fi prevenite. Toate pot fi însă anticipate, iar diferența dintre o întrerupere gestionată și una care blochează activitatea o face, de cele mai multe ori, pregătirea echipei.

Reziliența la dezastre și adaptarea la efectele schimbărilor climatice fac parte din temele orizontale ale fondurilor europene. În unitățile medicale, ele au o traducere foarte concretă: pacienții au nevoie de servicii medicale și atunci când tehnologia nu funcționează normal.

Reziliența este o capacitate a organizației, nu doar a sistemelor

Gestionarea continuității activității este o disciplină consacrată a managementului, cu un standard internațional dedicat, ISO 22301. Principiul său de bază este simplu: organizația identifică activitățile esențiale, riscurile care le pot întrerupe și modul în care le menține sau le reia în timp util. Pentru entitățile din sectorul sănătății care se încadrează în criteriile de dimensiune ale legii, Directiva europeană NIS2, transpusă prin Ordonanța de urgență nr. 155/2024, include explicit continuitatea activității, gestionarea copiilor de siguranță și recuperarea în caz de dezastru printre măsurile de gestionare a riscurilor.

Pentru o clinică sau un cabinet de dimensiuni mici, nu este nevoie de un sistem complex. Este nevoie de răspunsuri clare, cunoscute de toată echipa, la câteva întrebări: ce activități trebuie menținute în orice situație, cum se lucrează fără sistemul obișnuit, cine anunță pe cine și cum se revine la normal.

Echipamentele redundante și serviciile de rezervă au valoare doar dacă oamenii știu să le folosească. Un plan care există într-un dosar, dar pe care nimeni nu l-a parcurs, nu protejează activitatea. Reziliența se construiește, de aceea, prin competențe și prin exercițiu.

Întreruperile afectează mai puternic pacienții vulnerabili

Efectele unei întreruperi nu sunt distribuite egal. Un pacient tânăr, obișnuit cu instrumentele digitale, va găsi o alternativă dacă platforma de programări nu funcționează. Un pacient vârstnic, o persoană cu dizabilități, un pacient cu o afecțiune cronică care are nevoie de continuitatea tratamentului sau o persoană fără acces la internet depind mult mai mult de capacitatea unității de a-l contacta și de a-l informa pe alte căi.

Din acest motiv, un plan de continuitate care respectă principiul egalității de șanse pornește de la întrebarea: cine are cel mai mult de pierdut dacă activitatea se oprește? Lista pacienților care trebuie contactați telefonic în cazul unei reprogramări, informarea afișată fizic la intrare, posibilitatea de a programa la recepție sau prin telefon atunci când canalele digitale nu funcționează sunt măsuri simple, care previn excluderea tocmai a celor mai vulnerabili.

Același principiu se aplică echipei. Colegii care locuiesc la distanță mare, cei care depind de transportul public sau cei cu responsabilități familiale sunt primii afectați de un fenomen meteorologic extrem. Accesul securizat de la distanță la sarcinile administrative, acolo unde este posibil, și regulile clare de lucru în astfel de zile susțin atât continuitatea activității, cât și starea de bine a angajaților.

Fenomenele meteorologice extreme devin un risc operațional

Valurile de căldură, ninsorile abundente, furtunile și inundațiile au devenit mai frecvente și mai intense, iar Strategia Uniunii Europene privind adaptarea la schimbările climatice tratează pregătirea organizațiilor pentru aceste fenomene ca pe o prioritate. Pentru o unitate medicală, zilele cu cod meteorologic înseamnă personal care nu poate ajunge la program, echipamente care se supraîncălzesc, întreruperi ale curentului sau ale conexiunii și, adesea, un număr mai mare de pacienți care au nevoie de îngrijire.

Pregătirea pentru astfel de zile are o componentă digitală importantă: date disponibile în siguranță și din afara sediului, conturi protejate care pot fi folosite de pe orice dispozitiv autorizat, alternative de conectare pregătite și testate dinainte, proceduri de comunicare cu pacienții care nu depind de un singur canal. Toate acestea presupun competențe digitale ale echipei, nu doar investiții în echipamente.

Copiile de siguranță au valoare doar dacă pot fi restaurate

Copiile de siguranță sunt măsura cel mai des menționată atunci când se discută despre continuitate. Regula 3-2-1 – trei copii ale datelor, pe două tipuri de suport, dintre care una păstrată în altă locație – este un reper util. Valoarea reală a unei copii de siguranță se vede însă abia în momentul restaurării.

Multe organizații descoperă în momentul unui incident că o copie nu a mai fost actualizată de luni de zile, că nimeni nu știe cum se restaurează sau că restaurarea durează mult mai mult decât s-a estimat. Testarea periodică a restaurării, documentarea pașilor și cunoașterea acestor pași de către mai mult de o persoană transformă copia de siguranță dintr-o asigurare teoretică într-o capacitate reală.

Metoda PLAN: patru elemente ale continuității

Metoda PLAN rezumă patru elemente pe care orice unitate medicală le poate pregăti, indiferent de dimensiune:

– P – Prioritățile. Ce activități trebuie menținute în orice situație: primirea pacienților programați, urgențele, eliberarea rezultatelor, comunicarea cu pacienții vulnerabili.

– L – Lista alternativelor. Pentru fiecare activitate prioritară, cum se lucrează fără sistemul obișnuit: formulare pe hârtie pregătite, lista de contacte disponibilă offline, conexiune mobilă de rezervă, acces de la distanță securizat.

– A – Antrenamentul echipei. Echipa a parcurs măcar o dată procedura: restaurarea unei copii de siguranță, lucrul pe formulare de rezervă, folosirea conexiunii alternative.

– N – Notificarea. Cine anunță pe cine, pe ce canal și în ce ordine: conducerea, colegii, furnizorul de servicii informatice, pacienții programați, instituțiile, atunci când este cazul.

Planul încape, pentru o unitate mică, pe una sau două pagini. Important este ca fiecare membru al echipei să știe unde se află și ce rol are.

Un exemplu de aplicare

Într-o dimineață de iarnă cu cod de ninsori, conexiunea la internet a unui centru medical se întrerupe, iar o parte din personal nu poate ajunge la program. Platforma de programări și aplicația în care se înregistrează consultațiile nu pot fi accesate.

Într-un centru fără plan, recepția încearcă să reconstituie programările din memorie, pacienții care sosesc nu pot fi înregistrați, iar pacienții vârstnici programați pentru a doua zi nu sunt anunțați despre modificări. Într-un centru care a aplicat metoda PLAN, recepția folosește lista programărilor exportată zilnic și păstrată offline, activează conexiunea mobilă de rezervă pentru funcțiile esențiale, înregistrează consultațiile pe formularele de rezervă, iar colegul de la distanță contactează telefonic pacienții vulnerabili. La revenirea conexiunii, datele sunt introduse în sistem după o procedură cunoscută.

Diferența dintre cele două situații nu ține de buget, ci de pregătirea echipei.

Reziliența digitală este o competență care se formează

Fiecare element al continuității presupune competențe: diagnosticarea rapidă a unei probleme tehnice, folosirea unei conexiuni alternative, accesul securizat de la distanță, restaurarea datelor, comunicarea cu pacienții pe mai multe canale, protejarea conturilor pe orice dispozitiv. O echipă care stăpânește aceste competențe reacționează mai repede, cu mai puțin stres și cu mai puține erori.

Pentru angajați, aceleași competențe sunt utile și în viața personală: păstrarea în siguranță a documentelor familiei, recuperarea unui cont, comunicarea în situații de urgență atunci când rețelele obișnuite sunt aglomerate sau indisponibile.

Verifică ce ai înțeles

– De ce un plan de continuitate are valoare numai dacă este cunoscut de toată echipa?

– Ce categorii de pacienți sunt afectate cel mai puternic de o întrerupere a canalelor digitale și cum pot fi protejate?

– De ce o copie de siguranță netestată nu garantează continuitatea activității?

– Ce măsuri digitale pot susține activitatea unei unități medicale într-o zi cu cod meteorologic?

– Aplică metoda PLAN pentru unitatea în care lucrezi: care sunt cele trei activități prioritare și ce alternativă există pentru fiecare?

Programele AVANGARDE dezvoltă competențe de reziliență digitală

Reziliența la dezastre și adaptarea la schimbările climatice sunt integrate în programele nonformale ale proiectului AVANGARDE. În Siguranța digitală, participanții lucrează cu copii de siguranță după regula 3-2-1 și cu restaurarea testată, cu autentificarea multifactor și căile de recuperare a conturilor, cu planul de reacție la un incident și cu accesul securizat de la distanță în zilele cu cod meteorologic. În Rezolvarea problemelor în era digitală, învață să documenteze procedurile de depanare și de escaladare, să pregătească și să testeze alternative de conectare și să diagnosticheze rapid o problemă tehnică. În Conectare și colaborare digitală, lucrează cu documente comune și canale de comunicare care permit continuitatea informației.

Programele se desfășoară online, în sesiuni sincrone cu formator, în grupe constituite în funcție de nivelul de pornire, și se încheie cu certificat de absolvire și supliment descriptiv. Pentru unitățile medicale, AVANGARDE oferă posibilitatea de a pregăti pentru situații neprevăzute întreaga echipă, cu prioritate colegii de la recepție și din compartimentele administrative, care asigură legătura cu pacienții atunci când sistemele obișnuite nu funcționează. Grupele se formează pe măsură ce se înscriu participanții, astfel încât formarea poate fi organizată în funcție de ture.

Continuitatea activității unei unități medicale nu depinde doar de sisteme. Depinde de oamenii care știu ce au de făcut atunci când sistemele se opresc.

Întreprinderi care învață. Capital uman pregătit pentru transformarea digitală.

Dacă lucrezi într-o unitate medicală din Regiunea Sud-Vest Oltenia – clinică, cabinet sau centru medical –, ai între 18 și 64 de ani și ai absolvit cel puțin liceul, proiectul AVANGARDE – Digital Skills Center îți oferă acces la programe de formare în competențe digitale, adaptate nivelului tău și activității pe care o desfășori.

Dacă reprezinți o unitate medicală, AVANGARDE îți oferă posibilitatea de a dezvolta competențele digitale ale echipei pe fiecare post – de la recepție și cabinet la laborator și conducere – și de a pregăti unitatea pentru schimbările tehnologice din domeniul sănătății.

Înscrie-te în proiect: https://shorturl.at/hgdtL . Contact: avangarde.adds@gmail.com

Surse: ISO 22301 – Sisteme de management al continuității activității; Directiva (UE) 2022/2555 (NIS2), art. 21, și Ordonanța de urgență nr. 155/2024, aprobată prin Legea nr. 124/2025; Regulamentul (UE) 2021/1060; Comisia Europeană – Strategia UE privind adaptarea la schimbările climatice (2021); fișele programelor AVANGARDE.

Transformarea digitală începe cu investiția în oameni.

Dacă ești angajat cu vârsta între 18 și 64 de ani, ai absolvit cel puțin liceul și lucrezi în Regiunea Sud-Vest Oltenia într-o companie din domeniile CAEN 14 – fabricarea articolelor de îmbrăcăminte, CAEN 46 – comerț cu ridicata sau CAEN 86 – sănătate, proiectul AVANGARDE – Digital Skills Center îți oferă oportunitatea de a participa la programe de formare adaptate nivelului tău actual de competențe digitale.

Dacă reprezinți o companie din aceste domenii, AVANGARDE îți oferă oportunitatea de a sprijini dezvoltarea competențelor digitale ale angajaților și de a pregăti echipa pentru schimbările tehnologice și economice.

Înscrie-te la cursurile gratuite AVANGARDE.

Pentru mai multe detalii, scrie-ne la avangarde.adds@gmail.com și urmărește pagina de Facebook pentru ultimele noutăți.

Tehnologia nu așteaptă. Nici tu nu ar trebui. Investește în competențe. Investește în oameni. Pregătește-te pentru munca de mâine.